Kleine Hilfestellung zum Umgang mit Zoom für Videokonferenzen

 

wird gefördert vom

Staatsministerium für Kultur und Medien

Logo Beauftragte der Bundesregierung für Kultur und Medien

 

 

 

vom BDAT

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im Zusammenhang mit dem Förderprogramm "Neustart Kultur"

Logo Neustart Kultur

 

 

Hinweis: Es werden noch Änderungen/Erweiterungen sowie Anpassungen in nächster Zeit folgen!

 

  1. Einführungstext

  2. Was ist Zoom und wie funktioniert Zoom (grundlegend)

  3. Was braucht ihr an Technik

  4. Installation des Clients(Programms) von Zoom

  5. Teilnahme an einer Videokonferenz

  6. Sicherheitshinweis zur Einladung

  7. Linkliste/Quellen

  8. Probleme mit der Technik

  9. ein paar Begrifflichkeiten

  10. PDF mit einer Kurzanleitung zu Zoom
  11. PDF Kurzanleitung Virtueller Hintergrund Zoom

 


1.Einführung

 

Ich will versuchen für die Mitglieder des VBA auf dieser Seite, einfach und so kurz wie möglich Zoom zu erklären. In erster Linie die Installation des Client von Zoom und wie man an einer Videokonferenzen des VBA teilnehmen kann (bzw. auch eine eigene veranstalten kann). Da der VBA z .Z. auf Zoom zurückgreifen wird.

Ich werde mich relativ allgemein halten, da es für mich unmöglich ist alle Varianten von Geräten(Computer, Mikrofone, Kameras) und alle eventuellen Voraussetzungen/Probleme zu berücksichtigen. (Bei Problemen oder Fragen kann man sich auch an mich wenden oder ihr findet die Antwort schon unter Punkt8 "Fragen-Antwort" und zusätzlich sind Links innerhalb des Dokuments welche auf die "Zoom-Website" verweisen und zusammenfassend in der Linksammlung.

 

Falls ihr für euch und eure Vereine andere Software Lösungen verwendet oder verwenden wollt und Hilfe braucht könnte ihr euch auch damit an mich wenden und ich versuche euch auch dort weiter zu helfen.

Die Erläuterungen zu Zoom werden angepasst und aktualisiert und ggf. auch erweitert, Sofern notwendig werde ich auch noch andere Videokonferenzlösungen präsentieren. Aber, der VBA wird vorläufig auf Zoom zurückgreifen.

 

Ich habe versucht die Informationen soweit wie möglich aufzuarbeiten, zusammen zu fassen und einfach zugestalten um den Rahmen der Seite nicht zu sprengen, zu verschiedenen Punkten habe ich direkt Links zu Zoom und den wichtigsten Themen zum Support(Hilfe) von Zoom gesetzt die teils detaillierter sind und weiterführendes Material enthalten. Dort findet ihr auch Erklärvideos, ebenso auf YouTube. Beispielsweise -> noch einen Link einfügen

 

Bei Fragen und Problemen könnt ihr mich unter sebastianmaedler@gmx.de, medien_vba-online@gmx.de und unter Telefonnummer erreichen und ich werde dann versuchen euch zu helfen.

 

Falls ihr Aufbau und Installation im Vorfeld  einer Videokonferenz testen wollt, würde ich mit euch auch eine kleine private Test-Videokonferenz machen, was wir dann aber vorher per E-Mail/Telefon absprechen müssten. Eine weitere Möglichkeit, Zoom bietet ein Test-Meeting an. Da könnt ihr euch etwas mit Zoom vertraut machen und eure Mikrofone/Lautsprecher und Kameras testen.

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2.1. Was ist Zoom?

In wenigen Worten ist es eine Software zur Videotelefonie(Videokonferenz) bzw. zur Kommunikation über Computer/Tablet/Smartphone mit unterschiedlichen Tarifen. In der einfachsten Lösung ist sie kostenlos mit Begrenzungen was Teilnehmer, Konferenzdauer von 40 Minuten(in der Vergangenheit wurde die 40 Minuten Dauer auch ausgesetzt z.B. während des ersten Lockdowns) und einige anderen Einschränkungen.

Man kann die Software nutzen um sich mit Leuten zu „treffen“ und zu reden ohne am selben Ort zu sein.

 

2.2. Wie funktioniert Zoom (grundlegend)

Um an einer Videokonferenz teilzunehmen, braucht man sich nur den Client(ein kleines kostenloses Programm) herunterzuladen. Man muss sich NICHT direkt bei Zoom anmelden oder einen Account erstellen oder registrieren, sofern man nur an einer Videokonferenz teilnimmt.

Anmelden/Account/Registrierung ist notwendig wenn ihr selber auch eine Videokonferenz veranstalten/administrieren wollt.

 

 

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3. Was braucht ihr an Technik

  • Computer, Laptop etc., mit den gängigsten Betriebssystemen, z.B. Windows, Mac, Linux (abhängig von Distribution (Ubunut und Mint sollten funktionieren))
  • Mobilgeräte: IOS ab 8.0, iPadOS 13 oder neuer, Android 5.0x oder neuer
  • Kamera:Ihr könnt die eingebaute Webcam (z.B. im Laptop) nutzen oder eine externe Kamera(Webcam, Digitalkamera(dazu ist dann aber oft eine zusätzliche Firmware des Herstellers notwendig)). Es ist aber nicht eine zwingende Notwendigkeit um daran teizunehmen. Wenn ihr ohne Kamera teilnehmt und nur Audio (Sprache) nutzt, seht ihr die anderen, aber sie sehen euch nicht.
  • Mikrofon: Ihr benötigt ein Mikro und Kopfhörer/ Lautsprecher. (viele Laptops und Mobilgeräte haben sowas auch schon integriert, manche nicht). In den meisten Fällen werden die von Zoom auch erkannt.
  • Eine schnelle, stabile Internetverbindung (Mobilgeräte „könnten“ störanfälliger sein was unter ungünstigen Bedingungen zum Beenden der Verbindung führen kann bzw. zu Verzögerungen des Datenaustauschs führt(z.B. Standbild))
  • Falls ihr Leistungsprobleme habt oder andere Störungen kann es von Vorteil sein vor der Konferenz alle anderen Anwendungen zu schließen (z.B. Edge, Google, Firefox…)

 

Die meisten Laptops und Mobilgeräte(z.B. Tablet) haben bereits integrierte Kameras und Mikrofone die im Allgemeinen von Zoom auch erkannt werden, sofern Sie nicht deaktiviert worden sind. (Thema folgt: interne Kamera und Micros unter Windows aktivieren)

 

Persölich verwende ich eine externe Digitalkamera und eine externes USB-Mikrofon.

 

Links zu Zoom-Support:

Liste Systemanforderungen

Liste unterstützer Geräte (ist aber nicht zwingend vollständig)

 

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4.1. Installation des Clients (Programms)

Es gibt mehrere Möglichkeiten wie ihr das Programm installieren könnt.

  • wenn ihr einen Einladungslink zu einer Videokonferenz erhaltet wird das Programm „mehr oder weniger“ automatisch installiert/aktualisiert (sofern nicht schon vorhanden) wenn man auf den Link klickt
  • ihr könnte euch unter hier eine aktuelle Version herunterladen (für den Standardanwender: ist das der erste Eintrag in der Liste unter dem Namen „Zoom-Client für Meetings“)
  • für Tablet und Smartphone kann man sich due ZoomApp aus dem "Apple App Store" oder "Google Play Store" herunterladen
  • Wenn man eine zu alte Version des Clients verwendet, kann es sein, dass eine Teilnahme an der Videokonferenz nicht funktioniert.

 

4.2. Starten des Clients

Wenn es installiert ist, kann es gestartet werden wie jedes andere Programm oder wenn ihr z.B. von uns einen Einladungs-Link zur Teilnahme erhaltet und auf den Link klickt, wird das Programm automatisch gestartet.

 

4.3. Anmeldung/Registrierung bei Zoom

Ihr braucht euch bei Zoom nicht anzumelden oder zu registrieren, wenn ihr nur an einer Videokonferenz teilnehmt, es reicht über "An Meeting teilnehmen". Im Allg. wird das Programm aber von alleine gestartet, wenn man auf den Einladungslink klickt.

Um eine eigene Videokonferenz zu leiten/administrieren müsst ihr euch anmelden/registrieren und einen Account erstellen mit einem Tarif (der „Basic-Tarif“ ist z.Z. kostenlos)

 

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5. Wie würde eine Videokonferenz ablaufen verwenden von MIC und Kamera

  • der VBA als Administrator und Veranstalter wird an die Teilnehmer, in erster Linie an die offiziellen E-Mail Adressen der Bühnen einen E-Mail schicken mit dem Einladungslink(falls wir sie an andere schicken sollten müsst ihr uns das vorher mitteilen, aus Sicherheitsgründen werden wir dann nochmal nachfragen, ob ihr auch Mitglieder seid, damit sich nicht dritte dazu schalten können. Wenn keine Antwort eintrifft werden wir auch keinen Link an eine andere E-Mail Adresse versenden.)
  • Nachdem ihr den Link angeklickt habt, werdet ihr weitergeleitet. Zusätzlich werden in der Mail, bzw. Nachfolgemail auch noch eine Meeting-ID und ein Passwort folgen, mit denen man sich über das Programm von Zoom bei der Videokonferenz direkt anmelden kann.

A) Wenn ihr die Zoom-Software schon installiert habt, braucht ihr einfach nur auf „An Meeting teilnehmen“ klicken, NICHT auf „Anmelden“.

B) Wenn ihr Zoom noch nicht installiert habt, müsst ihr dies noch tun. WICHTIG: Ihr braucht dafür keinen Account! Nachdem ihr auf den Link geklickt habt den wir euch gemailt haben, müsst ihr auf „Download von Zoom“ klicken und, nachdem die Software heruntergeladen ist, auf „installieren“.

 

  • (Falls nach dem Download die Installation nicht automatisch ausgeführt wird, sollte die Installationsdatei „ZoomInstaller.exe“, standardmäßig im Download-Ordner auf dem Rechner zu finden sein. Diese klickt ihr an und die Software wird installiert. Anschließend könnt ihr nochmal auf den Link klicken und dann auf „An Meeting teilnehmen“.)
  • Danach werdet ihr aufgefordert euren Namen anzugeben. Unter diesem werdet ihr bei der Videokonferenz angezeigt. Muss nicht euer Klarname sein, man kann auch einen Nick oder Spaßnamen wie Rumpelstilzchen verwenden, dann kann man euch aber auch nur unter dem Namen ansprechen. Mein Vorschlag wäre Name und mit Bühnennamen. (z.B. Sebastian, TWK)
  • Nun folgt die Abfrage „Verwendung zustimmen“ und „mit Datenschutzrichtlinien einverstanden erklären“. Beides müsst ihr akzeptieren!
  • Ihr müsst mit Video(nicht zwingend notwendig, dann seit würdet ihr ohne Kamerabild dran teilnehmen) und Audio teilnehmen, wenn ihr wollt, dass eurer Videobild und Audio übertragen wird
  • Ihr seid angemeldet und seid dann in einer Art Warteraum, bis der Administrator euch in den eigentlichen „Raum“ eintreten lässt. (kann einpaar Minuten dauern)

 

Hinweis:

Bei VBA-Sitzungen per Videokonferenz (z.B. Ausschuss-Sitzungen oder Verbandstagen) werden Audio/Video Aufzeichnungen angelegt, um ein schriftliches Protokoll leichter abfassen zu können. Nach dessen Fertigstellung werden die Aufzeichnungen komplett gelöscht. Bei Workshops oder ähnlichen Online-Veranstaltungen gibt es natürlich keine Aufzeichnungen.

 

zusätzliche Links zum Support Center von Zoom

https://support.zoom.us/hc/de/articles/201362193-An-einem-Meeting-teilnehmen

https://support.zoom.us/hc/de/articles/201362423-Wie-starte-ich-ein-geplantes-Meeting-als-Host-und-wie-nehme-ich-daran-teil-

 

 

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6. Sicherheitshinweise:

Wir werden nicht ohne Vorankündigung eine Videokonferenz veranstalten. Sie wird per Mail und/oder Einladung per Post und unter Veranstaltungen auf der Homepage angemeldet).

Soll heißen, wenn ein Link angeblich vom VBA mit einer Einladung kommt, die nicht angekündigt ist oder hier auf der Homepage nicht vermerkt worden ist, könnt ihr davon ausgehen, dass die nicht von uns kommt und ignorieren. (Falls ihr trotzdem nicht sicher seid könnt ihr immer nochmal nachfragen)

Der Einladungslink wird auch erst kurz vor der Videokonferenz verschickt (ca. 10-15 Minuten vor Beginn), der Zeitpunkt wird dann in einer Erinnerungsmail stehen.

Für das Projekt "Lesungen-Online" das am 30.04.2021 startet werden wir vorher an die offiziellen Bühnen Adressen ein E-Mail schicken mit einem Dauerlink, MeetingID und Kennwort. D.h. es wird keine spezielle Einladungsmail kurz vor Start der Veranstaltung geben. Die Zugangsdaten sind nur für diese Veranstaltung gültig und auch nur in der Zeit wo die Veranstaltung stattfindet. (außerhalb der Zeit wird keine Verbindung hergestellt)

 

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7. Linkliste

Homepage von Zoom

Erste Schritte mit Zoom

Client-Download

Systemanforderungen

Liste unterstütze Geräte

Preisliste

 

Computer und Geräteaudio testen

per Telefon an einem Meeting teilnehmen

Anmelden/Registrieren

Testmeeting von Zoom

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8. Einige Ursachen der meisten Probleme

kein Kamerabild:

  • Prüfen Kamera eingesteckt/Aktiviert
  • wird Kamera vielleicht von einem andreen Programm benutzt
  • Windows 10 hat Datenschutzfunktionen die Zoom daran hintdern könnten die zu nutzen
  • eine App ist auf dem Gerät welche Aktiv die Kamera blockiert (dient dazu das nicht heimliche eine App eine Kamera nutzt)

 

kein Ton vom Mikrofon:

  • Prüfen Mikrofon Eingesteckt/Aktiviert
  • richtige Mikrofon ausgewählt zur Aufnahme (z.B. wenn mehr als 1 Mikrofon am Computer ist z.B. das integrierte und ein externes USB-Mikrofon)
  • eine App die das Mikrofon Blockiert (dient wie bei der Kamera dazu, dass nicht heimliche eine App den Ton aufnimmt)
  • weitere Hilfe, wenn bei Mobilen Endgeräten Mikrofon/Lautsprecher nicht Funktionieren sollten hier, da es in englisch ist könnt ihr das hier übersetzen lassen

 

 

 

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9. Begrifflichkeiten - Implementierung und Erweiterung folgt

Was ist ein Client?

Kleines Programm das auf einem Computer ausgeführt wird und mit einem entfernten Server (hier von Zoom) kommuniziert.

 

Was heißt Support?

Bedeutet soviel wie "Unterstützung", "Hilfe"

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